Data- och integritetspolicy

Vi på Vidar Ljung Gymnasiet (Watma Education) värnar om dina personuppgifter. Därför har vi i enlighet med Dataskyddsförordningen en policy för hur vi hanterar personuppgifter.

Läs mer

Hantering av dina personuppgifter

Här hittar du information om hur vi hanterar elevers och vårdnadshavares personuppgifter inom gymnasieskolan, Vidarljuggymnasiet Information enligt dataskyddsförordningen (GDPR).

Vidarljunggymnasiet hanterar personuppgifter enligt dataskyddsförordningen. Vi har som skyldighet att informerar elever och vårdnadshavare om vilka uppgifter vi samlar in, varför vi gör det, hur länge vi sparar dem och vilka rättigheter ni har. Denna information ska ges på ett tydligt och lättförståeligt sätt och sammanfattas i texten nedan.

Personuppgiftsansvarig

Vidarljuggymnasiet är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för vår utbildningsverksamhet. Det innebär att vi ansvarar för att dina personuppgifter hanteras på ett lagligt, säkert och transparent sätt i enlighet med dataskyddsförordningen.

Du kan kontakta oss via:

Vidarljuggymnasiet
E-post: info@vidarljunggymnasiet.se
Telefon: +46 (0)10-205 17 10

Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter, eller vill utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud via e-post: dataskyddsombud@laroverken.se.

Därför behandlar vi dina personuppgifter

Vi på Vidarljunggymnasiet behandlar personuppgifter för att kunna erbjuda utbildning enligt skollagen. Vi samlar in och använder uppgifter om elever och ibland vårdnadshavare för att hantera skolgången, ge stöd, kommunicera och uppfylla myndighetskrav. Behandlingen sker enligt GDPR och bygger på rättsliga grunder som allmänt intresse och rättslig förpliktelse. I vissa fall använder vi även berättigat intresse eller samtycke.

Omdöme, betygssättning och studieplaner

För att erbjuda gymnasieutbildning enligt skollagen behöver vi på Vidarljunggymnasiet behandla personuppgifter för dig som elev. Uppgifterna används för att administrera skolgången, skapa elevens individuella studieplan, bedöma kunskaper och registrera betyg. Efter att eleven avslutat sina studier överlämnar vi alla betyg till kommunarkivet. Skolan arkiverar betygen digitalt i SchoolSoft.

Personuppgifter som behandlas: Elevens förnamn, efternamn, personnummer, skola, skolform, huvudman, årskurs, program, klass, närvaro (endast på studieplan), ämne/kurs, betygsuppgifter, rektorns namn.

Mottagare av personuppgifter: Elev, vårdnadshavare, kommunarkiv, administrativ personal på skolan, skolledare (rektor).

Lagringsperiod: Betygsdokument bevaras på skolan efter att eleven avslutat sina studier, originalbetyg lämnas till elev eller vårdnadshavare och kommunarkiv. Även betygskatalog bevaras på skolan. Studieplaner gallras 2 år efter eleven avslutat sina studier på skolan.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Skolan utför en uppgift av allmänt intresse när de bedriver utbildning. Denna grund används för den huvudsakliga behandlingen av personuppgifter kopplad till betygssättning, arbete med individuella studieplaner och betygskataloger.

Kommunikation

Skolan kommunicerar med elev och vårdnadshavare via vårt elevadministrativa system SchoolSoft. Vi kommunicerar även direkt med eleven både via SchoolSoft och Google och främst kring uppgifter genom skriftlig återkoppling i Google Classroom.

Så länge eleven är omyndig har vårdnadshavare rätt att ta del av information om elevens skolgång och när eleven blir myndig så väljer eleven själv om vårdnadshavaren ska få ta del av denna information. Vi kommunicerar information om studiedagar, nyheter, läxor och prov. När det rör sig om mer akut information så sker kommunikationen via telefon direkt till en vårdnadshavare eller elev. Vi strävar efter att undvika skriftlig kommunikation via e-post och i stället använda SchoolSoft som kommunikationsplattform men kommer givetvis svara på inkommande e-post.

Personuppgifter som behandlas: Förnamn, efternamn (för både elev och vårdnadshavare), e-post, telefonnummer, grupplistor, klasslistor, meddelandets innehåll, ibland kan även ljud, bild och film bifogas.

Mottagare av personuppgifter: Vårdnadshavare, elever och personal på skolan som kommunicerar med varandra. Microsoft Outlook som utgör personalens e-posthanterare på dennes dator. SchoolSoft som utgör skolans elevadministrativa system och som kan hantera nyheter och meddelanden.

Lagringsperiod: Efter att syftet med meddelande upphört ska detta raderas.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework Skolan har i sitt uppdrag skyldighet att kommunicera med både elev och vårdnadshavare, likaså har elev och vårdnadshavare rätten att kunna kommunicera med skolan. Eftersom e-post hanteras i Microsoft Outlook och Google Classroom hanterar skriftlig återkoppling till eleven så används EU-US Data Privacy Framework som laglig grund för överförandet till 3:e land. Microsoft och Google ska enligt avtal med skolan hantera alla personuppgifter inom EU/EES.

Myndighetsrapportering

Skolan har en skyldighet att lämna vissa uppgifter vidare till andra myndigheter.

Vi rapporterar betygsuppgifter till Statistiska centralbyrån (SCB). Skolan har fått i uppdrag av Skolverket att samla in dessa uppgifter för att göra det möjligt att följa upp skolans verksamhet. Vi rapporterar även uppgifter som är nödvändiga för att CSN ska kunna hantera studiehjälp och andra former av studiestöd. Till sist rapporterar vi vissa uppgifter till Universitets- och högskolerådet (UHR) för att möjliggöra antagning till högskola och universitet. Det handlar främst om betyg och examensbevis som behövs för att du som elev ska kunna söka vidare till högre utbildning.

Personuppgifter som behandlas: (SCB): Elevens personnummer, skolenhetskod, namn på skola, årskurs, klass, programkod, namn på program och inriktning, om eleven läser en idrottsutbildning, resultat på nationella prov, om eleven läser svenska som andraspråk, om eleven läser moderna språk, om eleven har ett åtgärdsprogram, om eleven får särskilt stöd, om eleven får anpassad studiegång, om eleven läser modersmål.

Personuppgifter som behandlas: (CSN): Elevens personnummer, namn, skolenhetskod, studievägskod, årskurs, klass, studietid, studieomfattning, ogiltig frånvaro, avbrott i studier, eventuellt aktivitetsstöd eller om eleven är utbytesstudent.

Personuppgifter som behandlas: (UHR) Elevens personnummer, namn, skola, skolenhetskod, program, inriktning, examensbevis eller studiebevis, betyg på kurs/ämne samt datum för utfärdande

Mottagare av personuppgifter: Administrativ personal, SCB, CSN, UHR och Skolverket.

Lagringsperiod: Personuppgifterna raderas som importfil efter att myndighetsrapporteringen genomförts men sparas under elevens studietid i skolans elevadministrativa system.

Laglig grund: Rättslig förpliktelse
Vissa personuppgifter måste Vidarljunggymnasiet behandla för att följa svensk lag. Det gäller till exempel när vi rapporterar uppgifter till myndigheter som CSN, SCB och UHR.

Resurshantering

För att kunna hantera skolpeng från elevens hemkommun samlar vi in personuppgifter från Skatteverket, kommunen och vårt eget elevregister. Skolan rapporterar löpande vilka elever som är aktiva samt om en elev har tillkommit eller avslutat sina studier. Vi kan även behöva behandla uppgifter om eleven för att hantera och bemöta rättsliga krav kopplat till tilläggsbeloppsansökan samt för att tillhandahålla särskilt stöd.

Personuppgifter som behandlas: Elevens namn, personnummer, adress, samt information om skola, program, årskurs, klass och om eleven läser modersmål, endast vid tilläggsbeloppsansökan anges även pedagogisk kartläggning, handlingsplan, ansökan om tilläggsbelopp och uppgifter kopplat till behov av särskilt stöd.

Mottagare av personuppgifter: Administrativ personal, kommunen och i vissa fall Microsoft vid användandet av Microsoft Excel.

Lagringsperiod: Vi sparar uppgifter om ut- och inbetalningar av skolpeng i 10 år.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework För att administrera skolpeng och uppfylla kraven enligt skollagen och kommunala ersättningssystem. Eftersom Microsoft Excel ofta används vid dessa arbetsuppgifter så används EU-US Data Privacy Framework som laglig grund för överförandet till 3:e land. Alla personuppgifter för Microsoft ska enligt avtal hanteras inom EU/EES.

Schemaläggning

För att kunna planera undervisning och lägga ut rätt kurser och ämnen på elevernas schema så använder vi ett digitalt schemaläggningssystem, Skola24 Schema. Här bygger vi schema för hela klasser men även specialschema för elever med särskilda behov. I samma system så arbetar vi med lärarens tjänsteplanering så att rätt lärare kopplas till rätt lektioner. Det är viktigt att schemaläggningen anpassas efter elevens studieplan och därför är ett digitalt schemaläggningssystem till stor hjälp för skolans schemaläggare.

Personuppgifter som behandlas: Elevens namn, personnummer, klass, grupp, kurs, ämne individuella val, specialschema.

Mottagare av personuppgifter: Schemaläggare, skolledare, administrativ personal, Skola24.

Lagringsperiod: Schemafiler sparas maximalt i 3 år efter aktuellt läsår.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Detta eftersom schemaläggning är en nödvändig del av att utföra skolans uppgift enligt skollagen och gymnasieförordningen.

Praktikplats (APL)

Inom våra yrkesprogram ingår praktik som en viktig del av utbildningen. Praktiken genomförs på en arbetsplats i form av APL (arbetsplatsförlagt lärande). Upplägget följer de riktlinjer som gäller för respektive program.

När en elev genomför APL upprättas ett utbildningsavtal mellan skolan, eleven och praktikplatsen. Det är skolans ansvar att ta fram avtalet, och det ska undertecknas av samtliga parter. Om eleven är under 18 år krävs även vårdnadshavarens underskrift.

Personuppgifter som behandlas: Elevens namn, vårdnadshavarens namn (om eleven inte är myndig), lärarens namn som är kopplad till praktiken, handledarens namn som är kopplad till praktikplatsen, adress till praktikplats, telefonnummer till praktikplats, utbildning, omdöme, närvaro, övrig information kopplat till genomförande av praktik.

Mottagare av personuppgifter: Läraren som hanterar praktiken, mentor till eleven, handledaren på praktikplatsen, Microsoft och Google, LoopMe (system för praktikhantering)

Lagringsperiod: Personuppgifter bevaras under tiden elev är inskriven i skolan.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework Skolan tillhandahåller praktik i enlighet med gymnasieprogrammets poängplan. Om personuppgifter används i Microsoft eller Google för elevens utbildning så används EU-US Data Privacy Framework som laglig grund för överförandet till 3:e land. Alla personuppgifter för både Google och Microsoft ska enligt avtal hanteras inom EU/EES

Antagningsadministration

När en elev söker ett gymnasieprogram så måste ett antal personuppgifter registreras. Skolan samarbetar med kommunens intagningskansli, som administrerar ansökningar även till fristående skolor. Uppgifterna används vid antagningen till er utbildning och registreras senare i vårt elevadministrativa system, SchoolSoft.

Personuppgifter som behandlas: Förnamn, efternamn, personnummer (för både elev och vårdnadshavare), folkbokföringsadress, e-post, telefonnummer, meritpoäng och behörighet, modersmål, uppgift om behov av särskilt stöd eller extra anpassningar.

Mottagare av personuppgifter: Administratör på skolan som hanterar import av nya elever. Microsoft som utgör personalens arbetsverktyg. SchoolSoft som utgör skolans elevadministrativa system.

Lagringsperiod: Importfiler av nya elever gallras efter att dessa filer har importerats i skolans elevadministrativa system.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework För att kunna utföra antagningsprocessen krävs behandling av personuppgifter under en begränsad tid. Eftersom personuppgifter tillfälligt kan hanteras på personalens dator och då via Microsoft Excel så används EU-US Data Privacy Framework som laglig grund för överförandet till 3:e land. Microsoft ska enligt avtal hantera alla personuppgifter inom EU/EES.

Närvaroadministration

I gymnasieskolan råder närvaroplikt och om en elev är frånvarande ska detta anmälas till skolan. Så länge eleven är omyndig har skolan en skyldighet att informera vårdnadshavare vid frånvaro. Vi registrerar närvaro vid varje lektion och detta genererar ett automatiskt SMS till vårdnadshavaren om deras barn är frånvarande utan orsak. Under vissa förutsättningar kan vårdnadshavare ansökan om ledighet för elev under pågående termin utanför loven.

När lärarna registrerar närvaro sker det via Schoolsoft, vilket är vårt digitala system för elevadministration och närvarosystem. Aktuella närvarolistor är viktiga för att vi snabbt ska kunna agera vid akuta händelser eller krissituationer på skolan.

Personuppgifter som behandlas: Förnamn, efternamn, personnummer (för både elev och vårdnadshavare), grupp, klass, e-post, telefonnummer, närvarotider, oanmäld frånvaro, textinnehåll i SMS.

Mottagare av personuppgifter: Lärare på skolan (enbart för elever i sina klasser), mentor (endast för mentorselever för samtliga lektioner), administrativ personal, skolledare, elevhälsagrupp (vid elevärenden där närvaro är en del i deras underlag), elev, vårdnadshavare, CSN (myndighet som hanterar studiestöd baserat på exempelvis närvarostatistik).

Lagringsperiod: Personuppgifter bevaras under tiden eleven är inskriven i skolan.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Skollagen innehåller bestämmelser som kräver att skolor följer upp elevers närvaro, vilket gör att personuppgiftsbehandlingen anses nödvändig för att uppfylla denna skyldighet.

Skolskjuts

För att skolan ska kunna dela ut busskort till rätt elever behöver vi behandla vissa personuppgifter. Skolan måste säkerställa att eleven får rätt typ av busskort och att kortet är giltigt för den aktuella resvägen.

Personuppgifter som behandlas: Elevens namn, personnummer, adress, skola, klass och ibland information om färdväg eller behov av särskild transport.

Mottagare av personuppgifter: Administrativ personal, kommunen, Microsoft (när busskortsregister hanteras i system som bygger på Microsoft).

Lagringsperiod: Personuppgifter bevaras under aktuellt läsår.

Lagligt stöd: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework Skolans ska uppfylla skyldigheter enligt skollagen där skolskjuts är en rättighet för vissa elever. När en skola hanterar ett busskortsregister i Microsoft Excel så används EU-US Data Privacy Framework som laglig grund för överförandet till 3:e land.

Digitala dokument

Skolan delar ut digitala dokument som vårdnadshavare signerar med BankID. Detta gör vi för att säkerställa att rätt information samlas in på ett säkert, spårbart och effektivt sätt genom att använda digital signering, krypterad överföring och arkivering samt strikt behörighetsstyrning.

Genom att ersätta pappersblanketter med digitala formulär minskar vi risken för fel, förbättrar informationssäkerheten och förenklar hanteringen för både vårdnadshavare och skolan. Digitala dokument omfattar bland annat: datoravtal, fotografering, ansökning om specialkost, språkval och modersmål, samtycke för överlämning av elevdokumentation med flera.

Personuppgifter som behandlas: Förnamn, efternamn, personnummer (för både elev och vårdnadshavare), adress, e-postadress, telefonnummer, studieval, specialkost, tidigare skola, samtycken vid fotografering, film, ljud, överlämningsinformation.

Mottagare av personuppgifter: Administrativ personal på skolan, vårdnadshavare, Scrive som tillhandahåller tjänsten för digital signering, Microsoft som tillhandahåller tjänsten för digital arkivering.

Lagringsperiod: Personuppgifter bevaras under tiden eleven är inskriven i skolan.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework Skolan får behandla personuppgifter när det är nödvändigt för att tillhandahålla, organisera och bedriva undervisning. Eftersom vårt arkiv hanteras i Microsoft så behövs en laglig grund för 3:e landsöverföring. Alla personuppgifter för Microsoft ska enligt avtal hanteras inom EU/EES.

Elevhälsa

Inom elevhälsan på Vidarljunggymnasiet erbjuds eleven stöd från skolsköterska, skolläkare, kurator och psykolog. I dessa fall för skolan journaler över den vård och det stöd som ges till elever. Hälsouppgifter samlas in direkt från eleven, vårdnadshavaren och genom överlämning av tidigare skola. Elevhälsan finns för att hjälpa eleven att må bra och nå de mål som är uppsatta i skolan. De jobbar även med att skapa en trygg och bra miljö där du kan utvecklas, både i skolarbetet och som person.

Elevhälsan erbjuder bland annat hälsosamtal, vaccinationer, elevhälsoenkäter och stödinsatser från elevhälsoteamet (EHT). Vårdnadshavare kan via journalsystemet ge medgivande till vaccinationer, och alla givna vaccinationer inom det allmänna barnvaccinationsprogrammet rapporteras till det nationella vaccinationsregistret hos Folkhälsomyndigheten.
Skolan gör alltid en sekretessprövning innan journaler lämnas ut – även till vårdnadshavare. Rätten till tillgång enligt artikel 15 i dataskyddsförordningen begränsas därför i dessa fall.

Personuppgifter som behandlas: Namn, personnummer, e-post och telefonnummer (för både elev och vårdnadshavare), elevhälsans medicinska insatser (EMI) via journalföring.

Mottagare av personuppgifter: Skolsköterska, ledningsansvarig skolsköterska, skolläkare, skolöverläkare, skolpsykolog, systemadministratör för Prorenata. Uppgifter om vaccination överförs till Folkhälsomyndigheten i enlighet med lagkrav genom Prorenata.

Lagringsperiod: Personuppgifterna bevaras och gallras inte.

Laglig grund: Rättslig förpliktelse
Vid journalföring inom medicins elevhälsa så styrs behandlingen av personuppgifter av svensk lag, främst enligt Patientdatalagen, Hälso- och sjukvårdslagen och Socialstyrelsens föreskrifter.

Särskilt stöd och extra anpassningar

Skolan har en skyldighet att identifiera och stödja elever som är i behov av extra anpassningar eller särskilt stöd. Skolan jobbar på flera olika sätt, exempelvis med anteckningar från kurator, protokoll från möten i elevhälsoteamet, pedagogiska utredningar, åtgärdsprogram, handlingsplaner och uppföljningar. Arbetet genomförs i skolans journalsystem ProReNata.

Dokumentation som innehåller känsliga personuppgifter, såsom utredningar om särskilt stöd och åtgärdsprogram, omfattas av sekretess. Skolan gör alltid en sekretessprövning innan dokumentation lämnas ut – även till vårdnadshavare. Rätten till tillgång enligt artikel 15 i dataskyddsförordningen begränsas därför i dessa fall.

Dokumentation om extra anpassningar betraktas normalt inte som känsliga uppgifter och kan hanteras utanför journalsystemet för att tillgängliggöra denna information för lärare. Vi hanterar därför dessa uppgifter i SchoolSoft så läraren enkelt kan ta del av informationen.

Personuppgifter som behandlas: Elevens namn, personnummer, skola, klass, pedagogisk kartläggning, handlingsplan, uppgifter kopplat till behovet om särskilt stöd och extra anpassningar.

Mottagare av personuppgifter: Skolledare, elevhälsagrupp, berörd personal som mentor, lärare som har behov av information, ProReNata (journalsystem) och SchoolSoft (elevadministrativt system).

Lagringsperiod: Dokumentation om särskilt stöd och extra anpassningar gallras senast ett år efter att eleven slutat eller efter överlämning till mottagande skola. Detta gäller under förutsättning att dokumentationen inte längre behövs för att tillgodose elevens rättigheter.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Det är skolans skyldighet att enligt skollagen utreda behov, fatta beslut, genomföra och följa upp insatser om det anses att en elev behöver stöd i sin undervisning.

Ärenden om kränkande behandling och trakasserier

Skolans personal har enligt skollagen en skyldighet att anmäla till rektor om en elev upplever sig utsatt för kränkande behandling. Rektor är i sin tur skyldig att anmäla händelsen till skolchef och att inleda en utredning. Syftet med denna process är att säkerställa att varje elev har en trygg skolmiljö fri från diskriminering och kränkningar.

I samband med sådana ärenden behandlar skolan personuppgifter om de inblandade. Personuppgifterna används för att dokumentera, utreda och följa upp ärendet, samt för att vidta åtgärder som förebygger fortsatt kränkande behandling.

Skolan gör alltid en sekretessprövning innan dessa ärenden lämnas ut – även till vårdnadshavare. Rätten till tillgång enligt artikel 15 i dataskyddsförordningen begränsas därför i dessa fall.

Personuppgifter som behandlas: Elevens namn, vårdnadshavarens namn och kontaktuppgifter vid behov, ärendets innehåll med upplysningar, handlingar och annat material som behövs för en intern utredning.

Mottagare av personuppgifter: Personal som anmäler ärendet, skolledare, berörd EHT-personal eller personal inom medicins elevhälsa, journalsystemet ProReNata där ärenden hanteras.

Lagringsperiod: Beslut och utredning av dessa ärenden lagras i 5 år efter ett beslut.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Skolan ska uppfylla sin skyldighet enligt skollagen och diskrimineringslagen och skydda elevens rättigheter, detta är ett offentligt uppdrag som fastställts i svensk rätt.

Klagomål och incidentrapporter

Skolan har ett ansvar att säkerställa en trygg och säker miljö för elever och personal. Genom att ta emot och hantera klagomål och incidentrapporter kan skolan upptäcka brister, förebygga risker och vidta åtgärder för att förbättra arbetsmiljön. Både du som elev och vårdnadshavare kan lämnar in ett klagomål om skolan till rektorn eller skolchef. Det är möjligt att lämna anonyma klagomål, men för att genomföra en fullständig utredning kan skolan behöva samla in och behandla en del personuppgifter som är relevanta för att utreda ditt klagomål.

Rektorer har ett arbetsmiljöansvar för de elever som går i skolan, även om dessa inte omfattas av arbetsmiljölagen. Tillbud och olyckor som drabbar en elev anmäls av skolans rektor till skolchef som följer upp alla inrapporterade tillbud och vidtar åtgärder för att säkerställa att miljön är trygg för alla elever.

Mottagare av personuppgifter: Skolledare, berörd EHT-personal eller personal inom medicins elevhälsa, journalsystemet ProReNata där ärenden hanteras.

Lagringsperiod: Beslut och utredning av dessa ärenden lagras i 5 år efter ett beslut.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Skolan ska uppfylla sin skyldighet att tillhandahålla trygghet, en god arbetsmiljö och rättssäkerhet.

Systematiskt kvalitetsarbete

För att kunna utveckla och förbättra undervisningen och stödet till eleverna arbetar vi systematiskt med att följa upp hur det går i skolan. Syftet med att samla in och analysera denna information är att förstå varje elevs behov och att se hur undervisningen och elevhälsan fungerar i stort. Vi tittar både på enskilda elever och på grupper av elever för att kunna göra skolan bättre för alla. Informationen hjälper oss att fatta bra beslut om hur vi planerar undervisningen, fördelar resurser och ger rätt stöd.

Personuppgifter som behandlas: Elevens namn, klass, betyg, resultat på nationella prov, omdömen, beslut om särskilt stöd och åtgärdsprogram.

Mottagare av personuppgifter: Skolledare, administrativ personal inom kvalitetsavdelningen.

Lagringsperiod: Underlag och resultat för kvalitetsarbete lagras i 5 år efter sammanställning.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Skolan ska enligt skollagen bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete för att följa upp och utveckla verksamheten. Detta är en del av skolans uppdrag.

Pedagogisk samarbetsmiljö

Skolan använder en digital pedagogisk plattform Google Workspace for Education, för att stödja undervisningen och förenkla skolarbetet. Plattformen innehåller verktyg för textproduktion, presentationer, e-post, kalender, digitala klassrum och interaktiva övningar. Den används uteslutande i pedagogiskt syfte samt för kommunikation och planering kopplad till undervisningen.

Delning av uppgifter och inlämningar är begränsad och är endast möjlig mellan elever och lärare för att minska risken för att personuppgifter ska delas med fel mottagare. Kommunikation via chattmeddelanden är endast tillgänglig för intern kommunikation. Personuppgifterna används även för att ge tillgång till andra digitala läromedel och tilläggstjänster samt ge tillgång till kompensatoriska hjälpmedel som talsyntes och talande tangentbord.

Personuppgifter som behandlas: Elevens namn, e-postadress, skola, klass/grupp samt dokument och arbeten som eleverna skapar och skriftlig återkoppling till eleven.

Mottagare av personuppgifter: Elev, lärare, Google, Eventful (extern konsult).

Lagringsperiod: Personuppgifterna raderas av automatik 180 dagar efter att eleven avslutat sina studier.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework För skolan är det pedagogiska uppdrag tydligt reglerat i skollagen, som anger att utbildning ska bedrivas enligt nationella mål och att skolor ska använda ändamålsenliga metoder och verktyg, detta inkluderar digitala plattformar som Google Workspace for Education. Eftersom det pedagogiska arbetet hanteras i Google Classroom används EU-US Data Privacy Framework som laglig grund för överförandet till 3:e land. Google ska enligt avtal hantera alla personuppgifter inom EU/EES.

Pedagogiska digitala tjänster

I undervisningen använder vi olika digitala verktyg och läromedel för att göra lärandet mer varierat, tillgängligt och individanpassat. Det kan till exempel handla om appar och program för lästräning, matematik, programmering, digitala och nationella prov samt kartläggning av kunskaper.

Vi använder även verktyg för att skriva texter, skapa presentationer, dela filer, skicka e-post och planera med hjälp av en digital kalender. Skolan använder också tillgänglighetsanpassade hjälpmedel, såsom talande tangentbord, bildstöd och rättstavningsverktyg, för att göra undervisningen tillgänglig för alla elever. Eftersom vi använder dessa webbtjänster och applikationer så måste eleven logga in med sitt användarkonto som skolan tillhandahållit. Detta innebär att vi delar ut ett antal personuppgifter för eleven.

Personuppgifter som behandlas: Elevens namn, e-postadress, klass, grupp, IP-nummer. Vid inloggning i Skolverkets digitala nationella prov krävs även personnummer och EPPN vilket är ett unik identifierar för eleven vid inloggning.

Mottagare av personuppgifter: Elev, personal, leverantör av pedagogiska webbtjänster (dessa pedagogiska webbtjänster presenteras i SchoolSoft).

Lagringsperiod: Personuppgifterna raderas av automatik 180 dagar efter att eleven avslutat sina studier. För digitala nationella prov bevaras personuppgifter enligt arkivlagstiftningen.

Lagligt grund: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework När digitala verktyg används för att stödja undervisning, som exempelvis lästräning, provplattformar eller planeringsverktyg, är personuppgiftsbehandlingen en nödvändig del av att utföra undervisningsuppdraget. Eftersom pedagogiska digitala tjänster kan hantera personuppgifter utanför EU/EES och i USA så används EU-US Data Privacy Framework som laglig grund för överförandet till 3:e land.

Enhetshantering

Vid utdelning av datorer till elever registreras personuppgifter i skolans inventariesystem. Målet är att kunna koppla varje dator till rätt elev om eleven får en egen dator, hantera supportärenden och följa upp vid skador eller förlust.

Personuppgifter som behandlas: Elevens användarnamn, skola, datorns serienummer.

Mottagare av personuppgifter: IT-personal på skolan och central IT-personal, Eventful som är konsult till skolan och hanterar IT-drift, Microsoft där inventariesystemet hanteras.

Lagringsperiod: Personuppgifterna för användarkontot bevaras så länge eleven är inskriven på skolan och kommer att raderas av automatik 180 dagar efter avslutade studier.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework Eftersom undervisningen till viss del sker via en digital lärplattform och med digitala tjänster så behöver eleven en dator för att kunna följa skolans undervisningsplan. Eftersom inventariesystemet hanteras i Microsoft så behövs en laglig grund för 3:e landsöverföring. Alla personuppgifter för Microsoft ska enligt avtal hanteras inom EU/EES.

Användarkonton

När en elev börjar på vår skola får eleven ett användarkonto för att logga in på sin dator samt för att få åtkomst till flera pedagogiska webbtjänster. När ett användarkonto registreras så måste vi hantera ett antal personuppgifter för eleven. Även vårdnadshavaren får ett användarkonto till SchoolSoft för att kunna ta del av sitt barns uppgifter som är knutna till skolgången. Vi använder oss av Skatteverkets folkbokföringsregister för att säkerställa att personuppgifterna är korrekta. Vissa personuppgifter får användaren själv komplettera med, dessa är telefonnummer och e-postadress.

Personuppgifter som behandlas: Förnamn, efternamn, personnummer (för både elev och vårdnadshavare), folkbokföringsadress, användarnamn, e-post, telefonnummer, IP-adress (endast elev), datorloggar kopplade till användarkontot (endast elev).

Mottagare av personuppgifter: Skolans personal som kan söka fram viss information via adressboken, skolans IT-personal och administrativa personal, Microsoft och Google där användarkonton hanteras. Eventful som utgör konsult till skolan och för att hjälpa skolan med IT-drift. Övriga pedagogiska webbtjänster som eleven loggar in i med hjälp av sitt konto.

Lagringsperiod: Personuppgifterna för användarkontot bevaras så länge eleven är inskriven på skolan och kommer att raderas av automatik 180 dagar efter avslutade studier.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework För att skolan ska kunna utföra sitt uppdrag och ge eleven tillgång till de pedagogiska webbtjänster som skolan använder. Eftersom eleven har tillgång till både Microsoft och Google så används EU-US Data Privacy Framework som laglig grund för överförandet till 3:e land. Alla personuppgifter för både Google och Microsoft ska enligt avtal hanteras inom EU/EES.

Informationsutskick

På Vidarljunggymnasiet värnar vi om elevernas integritet samtidigt som vi vill kunna visa upp vår verksamhet på ett respektfullt sätt. Därför behöver vi samtycke innan vi fotograferar, filmar eller spelar in ljud med elever i syfte att använda materialet i vår kommunikation och marknadsföring.

Beroende på elevens ålder kan samtycke ges av eleven själv eller av vårdnadshavare. Elever som fyllt 16 år kan själva lämna samtycke. För yngre elever krävs att båda vårdnadshavarna godkänner. Om endast en vårdnadshavare skriver under samtycket räknas det som att samtycke inte har lämnats.

När samtycke har lämnats kan eleven förekomma i bilder, filmer och ljudinspelningar som publiceras på våra sociala medier, vår webbsida och marknadsutskick. I samband med detta behandlas elevens personuppgifter enligt gällande dataskyddslagstiftning (GDPR).

Du kan alltid återkalla ditt samtycke genom att kontakta skolan, du behöver inte motivera varför. Ett tillbakadraget samtycke betyder dock inte att tidigare publiceringar blir olagliga, eftersom samtycket var giltigt under perioden som de publicerades.

Personuppgifter som behandlas: Bild, film, ljud, namn, skola.

Mottagare av personuppgifter: Allmänheten som följer våra sociala medier och besöker vår webbsida.

Lagringsperiod: När tre år har passerat, eller om samtycket tas tillbaka,

Laglig grund: Samtycke
Vid användning av ljud, film eller bilder på elever i marknadsföringssyfte (t.ex. på hemsida, sociala medier eller tryckt material) krävs ett frivilligt, informerat och uttryckligt samtycke.

Kamerabevakning

Skolan kan behöva kamerabevakning för att förebygga och utreda skadegörelse, stölder, hot eller andra säkerhetsrelaterade händelser. Kamerabevakning kan bidra till att skapa en tryggare miljö för elever, personal och besökare, särskilt i utsatta delar av skolan där det kan vara svårt för skolans personal att ständigt närvara. Kamerabevakning genomförs först efter en grundlig analys av behov och vilket lagligt stöd som finns för att placera kameror i skolans lokaler.

Personuppgifter som behandlas: Foto, film, tidpunkt för händelser.

Mottagare av personuppgifter: Skolledare, central IT-personal, Cisco Meraki (som levererar tjänsten), Securitas (som levererar tjänsten)

Lagringsperiod: 72 timmar med automatisk radering. Om en incident har inträffat kan film och bildmaterial lagras längre tid för att utreda händelsen.

Lagligt stöd: Berättigat intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework Skolan gör alltid en intresseavvägning där behovet av kamerabevakning vägs mot individens rätt till integritet. Skolans intresse av att förebygga och utreda skadegörelse, stölder, hot eller andra säkerhetsrelaterade händelser väger tyngre än den enskildes rätt till personlig integritet, när kamerabevakning införs efter behovsanalys och intresseavvägning. Eftersom tjänsten som används för kamerabevakning har sitt säte i USA så används EU-US Data Privacy Framework som laglig grund för överförandet till 3:e land.

Passersystem

För att säkerställa trygghet, kontrollera tillträde och förebygga obehörig åtkomst till skolans lokaler behandlar skolan personuppgifter i ett passersystem.

Personuppgifter som behandlas: Elevens namn, klass, tagg-id, tilldelad behörighet, tidpunkt för in- och utpassering.

Mottagare av personuppgifter: Administrativ personal som hanterar som hanterar behörigheter och säkerhetsrutiner.

Lagringsperiod: Personuppgifterna lagras endast under elevens studietid.

Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Det är en del av skolans ansvar att upprätthålla en trygg och säker miljö för elever och personal.

Dina rättigheter enligt GDPR

Du har alltid rätt att få veta hur vi behandlar dina personuppgifter och att få tillgång till de uppgifter vi har sparade om dig. I vissa fall har du också rätt att få uppgifter rättade, raderade eller att begränsa hur de används. Du kan även invända mot behandlingen eller ta tillbaka ett samtycke om du tidigare har lämnat ett sådant. Vi följer dataskyddsförordningen (GDPR) och hjälper dig gärna om du har frågor om dina rättigheter.

1. Rätt till information
Du har rätt att få veta varför och hur skolan behandlar dina personuppgifter, till exempel i samband med undervisning, elevhälsa eller kontakt med myndigheter.

2. Rätt till tillgång (registerutdrag)
Du kan begära ett registerutdrag för att se vilka personuppgifter skolan har sparade om dig.

3. Rätt till rättelse
Om någon uppgift är felaktig har du rätt att få den rättad.

4. Rätt till radering
Du kan begära att få dina personuppgifter raderade, om det inte strider mot andra lagar som kräver att skolan sparar dem.

5. Rätt till begränsning
Du kan begära att skolan tillfälligt slutar använda vissa uppgifter, till exempel om du ifrågasätter om de är korrekta.

6. Rätt att invända
Du har rätt att säga nej till viss behandling, om den inte är nödvändig för skolans uppdrag eller följer lag.

7. Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.

8. Rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande
Om automatiserade beslut eller profilering används har den registrerade rätt att få en mänsklig bedömning.

Rätten att inkomma med klagomål

Om du anser att personuppgifter hanteras på ett sätt som strider mot dataskyddsförordningen (GDPR), har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). IMY är den tillsynsmyndighet som övervakar att reglerna följs och kan granska hur personuppgifter behandlas. Du kan kontakta IMY direkt via deras webbplats för att få vägledning eller lämna in ett klagomål

Överföring av personuppgifter till länder utanför EU/EES

Vi använder digitala verktyg för undervisning och administration, till exempel lärplattformar och läromedel. Det innebär att personuppgifter kan behandlas av leverantörer av dessa tjänster.
Vi strävar efter att all behandling sker inom EU/EES. I vissa fall kan uppgifter dock komma att skickas till eller bli tillgängliga från länder utanför EU/EES – så kallade tredjeländer. Om det sker, ser vi till att skydd finns, till exempel genom särskilda standardklausuler (SCC) eller att landet har godkänts av EU genom s.k. adekvatbeslut, till exempel EU-US Data Privacy Framework som gäller för överföring av personuppgifter mellan EU och USA.

Automatiserat beslutsfattande och profilering

Inom vår utbildningsverksamhet fattas inga beslut automatiskt av system eller datorer, och vi använder inte profilering för att bedöma eller påverka elever.

Dina rättigheter vid samtycke

När vi samlar in personuppgifter med stöd av samtycke är det viktigt för oss att du känner dig trygg. Samtycket ska alltid vara frivilligt, tydligt och informerat. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke, och vi raderar då dina uppgifter om ingen annan rättslig grund finns för fortsatt behandling. Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att informera om syftet med insamlingen av personuppgifter och hur dina uppgifter används. Du har också rätt att få tillgång till dina uppgifter och begära rättelse eller radering. Vill du ta dra tillbaka ditt samtycke så kontaktar du din skola, utbildningsenhet eller det affärsstöd som hanterar dina personuppgifter, du behöver inte motivera varför.

Har du frågor?

Personuppgiftsansvarig

Vidarljuggymnasiet
E-post: info@vidarljunggymnasiet.se
Telefon: +46 (0)10-205 17 10

Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter, eller vill utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud via e-post: dataskyddsombud@laroverken.se.